Chính sách bảo mật — CNV Work

Google API Services User Data Policy

CNV Work sử dụng các Google API sau, chỉ khi người dùng/doanh nghiệp chủ động kết nối tài khoản Google của họ (OAuth):

• Google Calendar (scope calendar.events): đồng bộ lịch hẹn nghiệp vụ vào lịch của người dùng.
• Google Drive (scope drive.file): tạo và chỉnh sửa tài liệu Google Docs từ mẫu — chỉ truy cập tệp do ứng dụng tạo ra hoặc do người dùng tự chọn qua Google Picker; không đọc toàn bộ Drive.
• Google Ads (scope adwords): chỉ ĐỌC danh sách tài khoản Google Ads và dữ liệu hiệu suất chiến dịch (tên/trạng thái/ngân sách/hiển thị/nhấp/chi phí/chuyển đổi) để hiển thị báo cáo trong bảng điều khiển marketing; không tạo/sửa/xóa chiến dịch.
• Google Data Manager (scope datamanager): tải danh sách đối tượng do người dùng tự xây từ dữ liệu CRM của họ (email/số điện thoại đã băm SHA-256) lên chính tài khoản Google Ads của người dùng để phục vụ Customer Match. Chỉ dùng cho việc đồng bộ audience người dùng chủ động khởi tạo.

Ngoài ra, CNV Work tích hợp một số nhà cung cấp AI/ML bên thứ ba (ví dụ Fireflies.ai) để hỗ trợ ghi âm & tóm tắt cuộc họp, chỉ hoạt động trên dữ liệu do người dùng chủ động cung cấp cho tính năng cụ thể.

Việc CNV Work sử dụng và chuyển giao (use and transfer) bất kỳ dữ liệu nào nhận được từ Google APIs cho bất kỳ ứng dụng nào khác đều tuân thủ Google API Services User Data Policy, bao gồm các yêu cầu về Limited Use (Sử dụng có giới hạn):

• Chỉ sử dụng dữ liệu để cung cấp hoặc cải tiến các tính năng người dùng đã trực tiếp yêu cầu.
• Không chuyển dữ liệu này cho bên thứ ba trừ khi cần thiết để cung cấp/cải thiện các tính năng đó, tuân thủ pháp luật, hoặc như một phần của việc sáp nhập/thâu tóm mà người dùng đã được thông báo.
• Không dùng dữ liệu Google Workspace cho mục đích quảng cáo (advertising).
• Không cho phép con người đọc dữ liệu này, trừ trường hợp có sự đồng ý rõ ràng của người dùng, cần cho an ninh (điều tra lạm dụng, gỡ lỗi), tuân thủ pháp luật, hoặc dữ liệu đã được tổng hợp/ẩn danh và chỉ phục vụ hoạt động nội bộ.
• Không sử dụng dữ liệu Google Workspace để phát triển, cải tiến hoặc huấn luyện các mô hình AI/ML tổng quát (generalized AI/ML models). Việc tích hợp AI (bao gồm Fireflies.ai) chỉ hoạt động trên dữ liệu do người dùng chủ động cung cấp cho tính năng cụ thể, và nhà cung cấp AI cam kết không dùng dữ liệu đó để huấn luyện mô hình chung.

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách bảo mật này áp dụng cho nền tảng CNV Work (sau đây gọi là "Dịch vụ"), bao gồm ứng dụng web tại hub.cnvwork.com và ứng dụng di động CNV Work Mobile(trên Google Play và App Store). Dịch vụ là công cụ làm việc nội bộ dành cho nhân viên và quản lý của các doanh nghiệp đã mua/đăng ký nền tảng CNV Work — phục vụ các nghiệp vụ CRM, chấm công, duyệt việc, quản lý đơn hàng, hỗ trợ khách hàng, marketing và tác vụ công việc.

Khi bạn đăng nhập và sử dụng Dịch vụ, bạn xác nhận đã đọc, hiểu và đồng ý với các điều khoản trong Chính sách bảo mật này.

2. Đơn vị xử lý dữ liệu

Công Ty TNHH CNV Holdings là Bên Kiểm Soát Dữ Liệu (Data Controller) đối với dữ liệu cá nhân được Ứng dụng thu thập, hoạt động theo pháp luật Việt Nam.

• Tên đầy đủ: Công Ty TNHH CNV Holdings
• Website: cnvwork.com
• Email hỗ trợ: support@cnvwork.com
• Hotline: 1900 636 400

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp sử dụng dịch vụ CNV Work (người sử dụng lao động của bạn) là Bên Kiểm Soát Dữ Liệu chính, còn CNV Holdings đóng vai trò Bên Xử Lý Dữ Liệu (Data Processor) thay mặt cho doanh nghiệp đó. Trong trường hợp này, bạn nên liên hệ trực tiếp với phòng nhân sự của doanh nghiệp về các yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân.

3. Dữ liệu chúng tôi thu thập

3.1. Thông tin tài khoản

• Họ tên, mã nhân viên, chức danh, phòng ban, ảnh đại diện
• Số điện thoại, địa chỉ email công việc
• Thông tin đăng nhập (tên đăng nhập, mật khẩu được mã hóa hashed)
• Token xác thực phiên (session token) và token thiết bị (device token cho FCM/APNS)

Phần lớn thông tin tài khoản do người sử dụng lao động (doanh nghiệp) của bạn cung cấp khi khởi tạo tài khoản; bạn có thể cập nhật/bổ sung trong phần Hồ sơ cá nhân.

3.2. Dữ liệu nghiệp vụ trong quá trình sử dụng

• Thông tin khách hàng, lead, hợp đồng, đơn hàng, ticket hỗ trợ do bạn nhập/cập nhật
• Lịch sử chấm công, vị trí check-in/check-out, ảnh chấm công
• Yêu cầu duyệt (đề nghị nghỉ, thanh toán, công tác…) và lịch sử phê duyệt
• Hình ảnh, tệp đính kèm bạn chủ động tải lên
• Tin nhắn, ghi chú, nhật ký công việc

3.3. Dữ liệu thiết bị & nhật ký kỹ thuật

• Mẫu thiết bị, hệ điều hành, phiên bản Ứng dụng, ngôn ngữ, múi giờ
• Địa chỉ IP, mã định danh thiết bị (không phải IDFA quảng cáo)
• Nhật ký truy cập (thời điểm đăng nhập, hành vi gọi API) — phục vụ bảo mật và gỡ lỗi
• Báo cáo sự cố (crash logs) khi Ứng dụng gặp lỗi

Chúng tôi KHÔNG thu thập: danh bạ điện thoại, lịch sử cuộc gọi, SMS, micro/ghi âm, dữ liệu sức khỏe, dữ liệu sinh trắc học, định danh quảng cáo (Advertising ID).

4. Dữ liệu từ nền tảng bên thứ ba (Meta · TikTok)

CNV Work cung cấp các tính năng tích hợp với nền tảng của bên thứ ba, chỉ được kích hoạt khi doanh nghiệp/người dùng chủ động cấp quyền (OAuth). Các tích hợp bao gồm: Meta (Facebook) Messenger & Marketing API và TikTok Marketing API. Tích hợp với Google (Ads, Drive, Calendar) được mô tả chi tiết ở phầnGoogle API Services · Limited Use đầu tài liệu.

4.1. Meta — Bot Messenger

CNV Work cung cấp tính năng bot Messenger dành cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp của bạn kết nối Trang (Fanpage) Facebook với CNV Work, hệ thống sẽ tiếp nhận và xử lý các tin nhắn mà khách hàng chủ động gửi tới Trang đó qua Messenger, nhằm giúp nhân viên chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp phản hồi ngay trong CNV Work.

4.1.a. Dữ liệu chúng tôi nhận từ nền tảng Meta

• Nội dung tin nhắn khách hàng gửi tới Trang qua Messenger (văn bản, hình ảnh, tệp đính kèm)
• Thông tin định danh của người nhắn theo phạm vi Meta cho phép: mã người dùng theo Trang (PSID), tên hiển thị, ảnh đại diện
• Thời điểm gửi/nhận và trạng thái tin nhắn
• Mã định danh Trang (Page ID) và token của Trang do doanh nghiệp cấp quyền để gửi/nhận tin nhắn

Chúng tôi chỉ nhận các dữ liệu nêu trên khi doanh nghiệp chủ động cấp quyền và khi khách hàng chủ động nhắn tin tới Trang. Chúng tôi không thu thập danh sách bạn bè, dòng thời gian hay bất kỳ dữ liệu nào ngoài phạm vi cần thiết để vận hành tính năng hội thoại.

4.1.b. Mục đích sử dụng

• Hiển thị hội thoại Messenger trong CNV Work để nhân viên doanh nghiệp tiếp nhận và trả lời khách hàng
• Lưu lịch sử chăm sóc khách hàng, gán hội thoại cho nhân viên phụ trách
• Gửi tin nhắn phản hồi thay mặt Trang theo thao tác của nhân viên

4.1.c. Tuân thủ Điều khoản nền tảng Meta

Chúng tôi sử dụng dữ liệu nhận được từ Facebook/Messenger ("Platform Data") tuân thủ Điều khoản nền tảng của Meta. Chúng tôi KHÔNG bán, KHÔNG dùng cho quảng cáo, KHÔNG chia sẻdữ liệu này với bên thứ ba ngoài mục đích cung cấp dịch vụ cho chính doanh nghiệp sở hữu Trang. Doanh nghiệp sở hữu Trang là Bên Kiểm Soát Dữ Liệu (Data Controller), CNV Holdings là Bên Xử Lý Dữ Liệu (Data Processor).

4.1.d. Lưu trữ & xóa dữ liệu Messenger

Dữ liệu Messenger được lưu cùng với tài khoản doanh nghiệp và tuân theo chính sách lưu trữ tại Mục 8. Bạn (hoặc khách hàng) có thể yêu cầu xóa dữ liệu Messenger bất kỳ lúc nào:

• Tự động: qua endpoint xóa dữ liệu theo chuẩn Meta — https://api.cnvwork.com/api/v1/messenger/data-deletion (Data Deletion Callback).
• Thủ công: gửi email tới support@cnvwork.com hoặc hotline 1900 636 400. Chúng tôi xử lý trong vòng 30 ngày.

4.2. Meta Marketing API — Custom Audiences (Ads)

Khi doanh nghiệp chủ động kết nối tài khoản quảng cáo Meta (Business Manager / Ad Account), CNV Work cung cấp tính năng đồng bộ danh sách đối tượng (Custom Audiences) do doanh nghiệp tự xây từ dữ liệu CRM của họ (email / số điện thoại khách hàng) lên chính tài khoản quảng cáo Meta của họ.

• Dữ liệu gửi lên Meta: email và số điện thoại khách hàng — được băm SHA-256 phía máy chủ CNV Work TRƯỚC khi gọi Meta Marketing API. PII gốc không rời hạ tầng CNV.
• Đích đến: tài khoản quảng cáo Meta do chính doanh nghiệp sở hữu — không phải tài khoản của CNV. CNV Work chỉ đóng vai trò công cụ đồng bộ.
• Phạm vi: chỉ những audience list mà doanh nghiệp chủ động khởi tạo và bấm nút đồng bộ. Không có đồng bộ tự động ngầm.
• Không sử dụng chéo: CNV Work KHÔNG dùng danh sách này cho quảng cáo của bên khác, KHÔNG bán, KHÔNG chia sẻ với doanh nghiệp khác.
• Xóa audience: doanh nghiệp có thể xóa audience bất kỳ lúc nào trong CNV Work — hệ thống gọi API xóa tương ứng trên Meta.

Việc CNV Work sử dụng và chuyển giao dữ liệu tới Meta Marketing API tuân thủ Meta Platform Terms và Business Tools Terms.

4.3. TikTok Marketing API — Ads & Custom Audiences

Khi doanh nghiệp chủ động kết nối tài khoản TikTok for Business (TikTok Ads Manager), CNV Work sử dụng TikTok Marketing API với các scope sau:

• advertiser.read — chỉ ĐỌC danh sách advertiser account và dữ liệu hiệu suất chiến dịch (tên/trạng thái/ngân sách/hiển thị/nhấp/chi phí/chuyển đổi) để hiển thị báo cáo trong bảng điều khiển marketing của CNV Work; không tạo/sửa/xóa chiến dịch.
• audience.write — tải danh sách Custom Audience do doanh nghiệp tự xây từ dữ liệu CRM (email / số điện thoại khách hàng) lên chính tài khoản TikTok Ads của họ. PII được băm SHA-256 phía máy chủ CNV Work TRƯỚC khi gọi TikTok API. PII gốc không rời hạ tầng CNV. Chỉ dùng cho các audience mà doanh nghiệp chủ động khởi tạo và bấm nút đồng bộ.

Đích đến là tài khoản TikTok Ads do chính doanh nghiệp sở hữu — không phải tài khoản của CNV. CNV Work KHÔNG dùng danh sách audience cho mục đích ngoài phạm vi doanh nghiệp yêu cầu, KHÔNG bán, KHÔNG chia sẻ với bên thứ ba. Doanh nghiệp có thể xóa audience bất kỳ lúc nào — CNV gọi API xóa tương ứng trên TikTok. Việc sử dụng TikTok Marketing API tuân thủ TikTok Marketing API Terms of Service.

5. Quyền truy cập thiết bị

Ứng dụng yêu cầu các quyền sau đây trên thiết bị của bạn. Mỗi quyền chỉ được dùng cho mục đích tương ứng.

Tất cả quyền truy cập đều dựa trên cơ chế cấp phép có điều khiển của hệ điều hành(Runtime Permissions). Bạn có thể xem lại, thay đổi hoặc thu hồi bất kỳ quyền nào tại Cài đặt → Ứng dụng → CNV Work → Quyền.

6. Mục đích sử dụng dữ liệu

Chúng tôi sử dụng dữ liệu thu thập được cho các mục đích sau:

• Vận hành dịch vụ: xác thực đăng nhập, cung cấp các tính năng CRM, chấm công, duyệt việc, đơn hàng, hỗ trợ — theo phạm vi gói dịch vụ doanh nghiệp bạn đã đăng ký.
• Hỗ trợ kỹ thuật: trả lời yêu cầu hỗ trợ, gỡ lỗi, khôi phục dữ liệu khi cần.
• Bảo mật: phát hiện hành vi truy cập bất thường, ngăn chặn gian lận, đảm bảo tính toàn vẹn của hệ thống.
• Cải tiến sản phẩm: phân tích thống kê tổng hợp (không định danh cá nhân) để nâng cao hiệu năng và trải nghiệm.
• Tuân thủ pháp luật: đáp ứng yêu cầu hợp lệ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Chúng tôi KHÔNG sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn cho mục đích quảng cáo, KHÔNG bán dữ liệu cho bên thứ ba, KHÔNG dùng để huấn luyện mô hình AI công cộng.

7. Chia sẻ với bên thứ ba

Dữ liệu cá nhân chỉ được chia sẻ trong các trường hợp giới hạn sau:

• Người sử dụng lao động (doanh nghiệp) của bạn: nội dung công việc bạn tạo trong Ứng dụng (chấm công, lead, đơn hàng…) thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và sẽ được hiển thị/truy cập theo phân quyền nội bộ do doanh nghiệp thiết lập.
• Nhà cung cấp dịch vụ hạ tầng: Google Firebase Cloud Messaging (gửi push trên Android), Apple Push Notification Service (gửi push trên iOS), nhà cung cấp dịch vụ máy chủ. Các bên này chỉ xử lý dữ liệu theo hợp đồng và không sử dụng cho mục đích riêng.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền: khi có yêu cầu hợp pháp bằng văn bản theo quy định pháp luật Việt Nam.

Chúng tôi KHÔNG bán, KHÔNG cho thuê, KHÔNG trao đổi dữ liệu cá nhân của bạn với bất kỳ bên thứ ba nào vì mục đích thương mại.

8. Lưu trữ & xóa dữ liệu

Nơi lưu trữ: dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ đặt tại Việt Nam, tuân thủ quy định về địa phương hóa dữ liệu của pháp luật Việt Nam.

Thời hạn lưu trữ: dữ liệu nghiệp vụ được lưu trong suốt thời gian hợp đồng dịch vụ giữa CNV Holdings và doanh nghiệp của bạn còn hiệu lực. Sau khi chấm dứt hợp đồng, dữ liệu sẽ được giữ tối đa 90 ngày để doanh nghiệp xuất dữ liệu (data export) trước khi xóa vĩnh viễn — trừ trường hợp pháp luật yêu cầu lưu lâu hơn.

Xóa tài khoản cá nhân: bạn có thể yêu cầu xóa tài khoản và dữ liệu cá nhân bằng cách gửi email tới support@cnvwork.com hoặc liên hệ hotline 1900 636 400. Chúng tôi sẽ xử lý trong vòng 30 ngày làm việc. Lưu ý: các dữ liệu nghiệp vụ thuộc sở hữu của doanh nghiệp bạn (lead, đơn hàng, ticket…) sẽ chỉ được ẩn danh hóa và vẫn thuộc về doanh nghiệp.

9. Bảo mật dữ liệu

Chúng tôi áp dụng các biện pháp bảo mật theo tiêu chuẩn ngành:

• Mã hóa kết nối đầu cuối qua HTTPS/TLS 1.2+ giữa Ứng dụng và máy chủ
• Mật khẩu được hash bằng thuật toán mạnh (bcrypt/argon2); không lưu mật khẩu dạng văn bản
• Phân quyền truy cập theo vai trò (RBAC); ghi nhật ký truy cập
• Sao lưu định kỳ với mã hóa at-rest
• Tường lửa, hệ thống phát hiện xâm nhập (IDS) và giám sát 24/7
• Đào tạo bảo mật định kỳ cho nhân viên

Mặc dù chúng tôi nỗ lực bảo vệ dữ liệu, không có hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Trong trường hợp xảy ra sự cố vi phạm dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn và cơ quan có thẩm quyền theo đúng quy định của pháp luật.

10. Quyền của người dùng

Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, bạn có các quyền sau đối với dữ liệu cá nhân của mình:

• Quyền được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân
• Quyền đồng ý / rút lại đồng ý trước khi dữ liệu được xử lý
• Quyền truy cập, xem, chỉnh sửa dữ liệu cá nhân
• Quyền xóa dữ liệu trong các trường hợp luật cho phép
• Quyền hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân
• Quyền cung cấp dữ liệu (data portability)
• Quyền phản đối việc xử lý dữ liệu
• Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện theo quy định pháp luật
• Quyền yêu cầu bồi thường nếu có thiệt hại

Để thực hiện các quyền nêu trên, vui lòng liên hệ qua email support@cnvwork.com hoặc hotline 1900 636 400. Chúng tôi sẽ phản hồi trong vòng 72 giờ làm việc và xử lý yêu cầu trong tối đa 30 ngày.

11. Trẻ em

Ứng dụng CNV Work Mobile không dành cho người dưới 16 tuổi. Ứng dụng là công cụ dành cho người lao động trong môi trường doanh nghiệp. Chúng tôi không chủ ý thu thập dữ liệu cá nhân của trẻ em. Nếu phát hiện trường hợp này, chúng tôi sẽ xóa dữ liệu ngay lập tức. Nếu bạn cho rằng con bạn đã cung cấp dữ liệu cho chúng tôi, vui lòng liên hệ support@cnvwork.com.

12. Cập nhật chính sách

Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách bảo mật này theo thời gian để phản ánh thay đổi của dịch vụ hoặc của pháp luật. Phiên bản mới sẽ được đăng tại trang này kèm ngày hiệu lực. Với các thay đổi trọng yếu, chúng tôi sẽ thông báo qua Ứng dụng hoặc email trước ít nhất 7 ngày trước khi áp dụng. Việc bạn tiếp tục sử dụng Ứng dụng sau ngày hiệu lực đồng nghĩa với việc bạn chấp nhận chính sách đã cập nhật.

13. Liên hệ

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, khiếu nại hoặc yêu cầu nào liên quan đến Chính sách bảo mật này hoặc dữ liệu cá nhân của bạn, vui lòng liên hệ với chúng tôi: